Tapahtuma rakennettiin huolellisesti niin, että sen tärkeimpinä elementteinä olivat selkeä tuotanto, turvallinen ilmapiiri ja osallistujille mahdollisimman sujuva kokemus. Tällaista konseptia ei ole aikaisemmin kokeiltu, ja nyt meillä oli siihen mahdollisuus.
Speed dating -tapahtuma ei ole vain joukko kohtaamisia, vaan kokonaisuus, jossa aikataulu, tila, ohjaus ja tunnelma vaikuttavat kaikki lopputulokseen. Kun nämä asiat suunnitellaan hyvin, tapahtuma tuntuu osallistujasta helpolta, rennolta ja mieleenpainuvalta.
Tapahtuman suunnittelu
Manse Pride Speed Datingin suunnittelu alkoi konseptista. Tavoitteena oli luoda kohtaamistapahtuma LGBTQ+-yhteisölle, jossa osallistujat voivat tutustua toisiinsa turvallisesti, selkeästi ohjatusti ja hyvällä energialla.
Suunnittelussa huomioitiin erityisesti tapahtuman kohderyhmä, tila, osallistujamäärä, aikataulu ja tapahtuman etenemisen logiikka. Speed dating -muodossa yksityiskohdat korostuvat, koska jokaisen kierroksen täytyy edetä täsmällisesti ja osallistujien on ymmärrettävä kokonaisuus heti alusta lähtien.
Myös viestintä oli tärkeä osa valmistelua. Kun tapahtuman tarkoitus, rakenne ja käytännöt kerrotaan selkeästi jo ennakkoon, osallistujien on helpompi tulla paikalle luottavaisin mielin.
Tapahtumatuotannossa haasteita tulee aina, eikä niiltä voi täysin välttyä, mutta juuri niiden kautta syntyy mahdollisuus kehittää kokonaisuutta paremmaksi.
Tuotannon keskiössä
Tapahtumatuotannossa tärkeintä oli rakentaa kokonaisuus, jossa kaikki toimii ilman turhaa säätöä. Aikataulun piti olla tarkka, ohjeistuksen selkeä ja tilaratkaisujen toimivia, jotta osallistujat voivat keskittyä itse kohtaamiseen. Myös saapuminen, vastaanotto ja osallistujien ohjaaminen olivat tärkeä osa kokonaisuutta.
Koska kyseessä oli pilotti, moni asia oli uusi ja mukana oli myös kokeiluja, mikä luonnollisesti nosti haasteiden riskiä. Siksi haasteiden läpikäyminen on kaiken ydin: jälkikeskustelut tiimin kanssa ja asiakaspalautteiden kerääminen ovat ehdottoman tärkeitä, sillä ilman niitä emme pystyisi kehittämään tilaratkaisuja, aikataulutusta tai ohjeistuksia eteenpäin.
Speed dating -tapahtumassa jokainen minuutti vaikuttaa kokemukseen. Siksi tuotannollinen suunnittelu ei ole vain taustatyötä, vaan suoraan osa tapahtuman laatua.
Kiitos tämän pilotin olemme kasanneet valtavan määrän palautteita, joiden pohjalta pystymme toteuttamaan uusia tapahtumia entistä parempina.
Turvallinen tila ja selkeä ohjaus ovat Pride-tapahtumassa kaiken perusta.
Osallistujakokemus
Tällaisessa tapahtumassa osallistujakokemus on kaiken ydin. Tavoitteena oli, että jokainen paikalle saapuva tuntee olonsa tervetulleeksi ja voi osallistua omaan tahtiinsa ilman painetta.
Tapahtuman ydinarvoja ovat:
- turvallinen tila
- kunnioittava kohtaaminen
- selkeä ohjaus
Kun nämä asiat toteutuvat, tapahtuma tukee yhteisöllisyyttä aidosti.
Lisäksi speed dating -formaatti vaatii ilmapiiriltä paljon, sen pitää olla samaan aikaan kevyt, sosiaalinen ja jännitettä vähentävä. Siksi tuotannossa panostettiin siihen, että kokonaisuus tuntuu selkeältä ja helposti lähestyttävältä.
Mitä tästä jäi käteen
Manse Pride Speed Dating osoitti, että Tampereella on selkeä ja kasvava kiinnostus speed dating -tapahtumia kohtaan. Juuri tämän vuoksi lähdimme kehittämään konseptia: vastaavanlaista tapahtumaa on toivottu, mutta sitä ei ollut aiemmin toteutettu tässä muodossa. Halusimme tarttua tarpeeseen ja rakentaa jotain uutta, toimivaa ja yhteisölle merkityksellistä.
Tavoitteena oli lähteä liikkeelle pilotista, jota voidaan kehittää eteenpäin yhdessä Manse Priden ja Leimareiden kanssa. Yhteistyön kautta konseptia voidaan hioa jatkuvasti paremmaksi, ja jatkossa tavoitteena on laajentaa speed dating -konseptia yhä useammalle kohderyhmälle. Näin tästä voidaan rakentaa entistä monipuolisempi ja osallistujia paremmin palveleva kokonaisuus, joka vastaa kysyntään ja kehittyy yhdessä yleisön kanssa.
Kiinnostaako oma tapahtuma tai yhteistyö? Ota yhteyttä.